DELEGÁLÁSI TANÁCSADÁS

Egy vállalkozás indulásakor, amikor még relatív kevesebb a feladat, sok vállalkozónak magától értetődőnek tűnik, hogy mindet ő végzi el. Az első időszakban talán még nem is annyira megterhelő egy személyben vezetőnek, adminisztrátornak, kommunikációs asszisztensnek, vagy ügyfélkapcsolati munkatársnak is lenni, de ahogy telik az idő, és a vállalkozás egyre sikeresebbé válik, a feladatok hamar maguk alá temethetnek. Ilyenkor végig kell nézni a tennivalók listáján, és alaposan átgondolni, mi az, amit esetleg másnak is átadhatnánk.  

Én magam is jól ismerem ezt a helyzetet. Tudom, milyen az, amikor feladatok listája végeláthatatlanul hosszúra nyúlik, de számos olyan eset is akadt, amelyben nekem delegáltak, így az alábbi listát a tapasztalataim alapján gyűjtöttem össze.

1, Nem kell minden feladatot egyedül elvégezni

A delegálás első és legfontosabb aranyszabálya az, hogy vezetőként tudatosítjuk magunkban, hogy nem kell minden feladatot egyedül elvégeznünk. Egy vállalkozás működése összetett, hiszen amellett, hogy termékeket, szolgáltatásokat kínálunk még számos más dologra is figyelnünk kell.

Éppen ezért legelőször azt kell átgondolnunk, hogy milyen feladataink vannak, és azokból melyeket adhatjuk át másnak. Ez sok terhet levesz majd a vállunkról, ráadásul a cég hatékony működését is elősegíti, mert egyetlen részfeladat sem marad elvégezetlenül.

2, Feladatkiosztás a megfelelő embernek

Ha áttekintettük a listát, meg kell találnunk a megfelelő embert az elvégzésükhöz. Ez szintén egy aranyszabály, hiszen a delegálás csak akkor lesz sikeres, ha az adott részfeladatokat a megfelelő személy végzi. Ilyenkor érdemes áttekinteni a kollégáink képzettsége mellett az erősségeiket, gyengeségeiket, mert nem mindenki alkalmas például a nagy precizitást igénylő, de monoton adminisztratív munkára vagy az ügyfelekkel való kapcsolattartásra.

3, Egyértelműen osszuk ki a feladatokat

Mint az élet minden területén, az egyértelmű kommunikáció a delegálás folyamatát is jelentősen megkönnyíti. Amikor feladatot osztunk ki a kollégáinknak, mindig figyeljünk arra, hogy pontosan fogalmazzuk meg, mit kell tenni, hogy kik a felelősök és milyen határidőkkel kell számolni. Az egyértelműség mellett a folyamatosság is nagyon fontos. Ne hagyjuk magára a kollégánkat a kérdéseivel, megjegyzéseivel, és kérjünk mi is tájékoztatást, a folyamatos kommunikáció ugyanis lehetőséget ad arra, hogy a feladatot elejétől a végéig nyomon követhessük, ami sok vezető számára megnyugtató lehet.

Az egyértelműség mellett az is fontos, hogy meggyőződjünk arról, hogy a partnerünk megértette a feladatát. Bátran kérdezzük meg tőle, hogyan értelmezte a feladatot, milyen módszerrel oldja meg és milyen egyéb ötletei vannak! A kommunikáció minden félreértést meg tud oldani.

4, Találjuk meg az ellenőrzés egyensúlyát

A feladat kiadása mellett az ellenőrzés is nagyon fontos. Ehhez elengedhetetlen a megfelelő kommunikáció, amire már az előző pontban is kitértem.

A túlzott ellenőrzés éppen annyira kontraproduktív lehet, mint az, amikor szinte teljesen szabad kezet adunk a feladat végrehajtásához. Fontos, hogy megtaláljuk azt a módszert, amivel az ellenőrzés hatékony lehet, amihez a kommunikáció mellett más eszközöket is kipróbálhatunk. 

5, Ne féljünk a delegálástól!

Sokan azért nem merik a feladataikat másoknak átadni, mert tartanak attól, hogy a kollégák rossz néven veszik majd a plusz tennivalókat. Egy jó kolléga azonban pontosan tudja, hogy egy cég/vállalkozás csak akkor működhet hatékonyan, ha a feladatok elosztása egyenlő és elvégzésük folyamatos. Ha valakin túl nagy a teher, az nem tud jól teljesíteni, ami hosszútávon a többiek munkájára is negatív hatással lehet, így a kölcsönös segítség és együttműködés különösen fontos. A félelmünket a megfelelő és folyamatos kommunikáció feloldhatja, a visszajelzésekből ugyanis nagyon sokat tanulhatunk.

6, Válaszoljunk a kérdésekre és legyünk türelmesek!

Amikor úgy döntünk, hogy bizonyos feladatokat másoknak adunk, fel kell készülnünk arra, hogy kérdéseket kapunk a végrehajtásával kapcsolatban. Ez természetes, hiszen a kollégáink, alvállakozóink célja az, hogy az elvárásoknak megfelelően végezzék el a munkát, főként az első néhány alkalommal, amikor a munkakapcsolat stabilizálódik.

Vannak, akik szerint gyorsabb visszavenni a feladatot, mint megválaszolni a kérdéseket, ez azonban egyáltalán nem hatékony, hiszen a terhet visszahelyezzük magunkra. Noha elsőre talán időigényesnek tűnik, de legyünk türelmesek, és reagáljunk a felvetésekre, hosszútávon ugyanis sok időt és energiát nyerünk vele.

7, Nem csak egy megoldás létezik

A delegálás során felmerülő hibák leggyakoribb forrása az, hogy úgy gondoljuk, hogy csak az a tökéletes végeredmény, amit mi magunk engedünk ki a kezeink közül. Ezért leszünk türelmetlenek, emiatt nem egyértelmű a kommunikációnk, mert azt gondoljuk, a kollégák, alvállalkozók gondolatolvasók, és mindent pont úgy tesznek, ahogy mi.

Ez azonban egy hatalmas tévedés.

Ha csak a saját módszereinket fogadjuk el tökéletesnek, sosem leszünk elégedettek, és könnyen előfordulhat, hogy a saját munkánkat is megnehezítjük, mert egyszerűbb, hatékonyabb és gyorsabb megoldásra mondunk nemet csak azért, mert nem tükrözi az elképzeléseinket. Ha megismerjük és megértjük, hogyan dolgoznak a kollégáink, alkalmazottaink, alvállalkozóink, felfedezhetjük a siker új útjait is, ami mindannyiunk közös célja.

8, Az elismerés fontossága a delegálás folyamatában

Az elismerés legalább annyira fontos, mint az fentebb felsoroltak, hiszen lelkesebbé tesz és jelzi, hogy munkatársaink elvégzett munkája éppen olyan értékes, mint a miénk. A köszönet kifejezése jót tesz a munkamorálnak, a munkakapcsolatoknak, és munkahely hangulatának is, arról nem is beszélve, hogy sokkal gördülékenyebbé, oldottabbá teszi a hosszabb távú együttműködéseket.

A fenti pontokból világosan kiderülhet számunkra, hogy a feladatok megfelelő rendszerezése és kiosztása, a világos, egyértelmű és folyamatos kommunikáció az sikeres delegáció 3 legfontosabb alapszabálya. Ha ezek megfelelően működnek, egy idő után ki tudjuk alakítani a leghatékonyabb rendszert, amelyben egyetlen tennivaló sem marad elvégezetlen.